HubSpotは、マーケティング、セールス、サービスの各部門を統合する強力なプラットフォームです。
しかし、その効果を最大限に引き出すためには、日々の運用においていくつかの定常的なオペレーションが欠かせません。
本ブログでは、HubSpotで定常的に行うべき3つの主オペレーションについて解説します。
オペレーション1: コンタクトと関連づく企業のメンテナンス
HubSpotでは、コンタクトと企業の両方にドメイン情報が保持されており、このドメインを基にコンタクトがどの企業に属するかが自動的に関連付けられます。
例えば、ある企業が特定のドメインを持っている場合、そのドメインを使用しているメールアドレスのコンタクトがフォームを送信すると、そのコンタクトは自動的にその企業に関連付けられます。
しかし、同じドメインを複数の関連企業が使用していると、コンタクトがどの企業に関連付けられるべきかが曖昧になることがあります。
このような場合は、フォームの入力内容を基に、コンタクトと関連づく企業のメンテナンスをする必要があります。
コンタクトと関連づく企業のメンテナンスをするためには、まず複数の企業情報を持つコンタクトを特定するためのレポートを作成します。
レポート> レポートを選択し「レポートを作成」を選びます。
「カスタムレポートビルダー」を選択し「自分のデータソースを選択」をクリックします。
プライマリーデータソースにコンタクトを、セカンダリデータソースに会社を選択します。
列にコンタクトの「レコードID」と「個別の件数（会社名）」を選択し保存します。
レポートを実行すると「個別の件数（会社名）」の数値より、複数の会社に関連づくコンタクトが特定できます。
レコードID – コンタクトをクリックするとコンタクトページを開き、関連づく会社の設定を変更することが可能です。
この作業によってデータの正確性を保ち、正しいデータに基づくマーケティング活動を実施してください。
オペレーション2: ワークフローのエラーの解消
HubSpotでワークフローを設定していると、ワークフローが想定通りに動かず、エラーが発生することがあります。
エラーが生じるとHubSpotから通知が送られてきます。
このような通知を日々確認し、エラーを解消することで、意図した通りにワークフローを動かすことが重要です。
エラーを見るために自動化のワークフローのページに移動します。
要確認のタブにて、ワークフローの「名前」をクリックし、詳細を表示します。
さらに、「この問題を確認する」をクリックすると、具体的にどのコンタクトでエラーが発生したかを確認することができます。
今回の例ですと、メール配信を行った際にバウンスが発生していたため、今後はメール配信除外のリストを作成し、そのコンタクトにはそもそもメールが送られないよう管理をすることにしました。
ワークフローのエラーを解消し、意図した通りマーケティング活動を実施することで、マーケティング活動の効果をを向上につなげてください。
オペレーション3: SFAとの同期エラーのリカバリ
SalesforceなどのSFAとデータを同期している場合、両ツール間でデータの不整合が発生することがあります。
データが同期されない場合、HubSpotの通知にエラーが表示されるので、そのエラーの理由を確認し、再同期などの対応を行う必要があります。
同期エラーは、HubSpotのデータ管理の「連携」セクションで確認することができます。
連携の画面に接続されたアプリが表示されるため、そこからSFAを選択します。
同期エラーが表示されるので、そのエラーを選択し、必要な対応を行います。
まとめ
HubSpotを効果的に運用するためには、定常的なオペレーションが欠かせません。
コンタクトと企業の関連付けのメンテナンス、ワークフローのエラー解消、SFAとの同期エラーのリカバリを定期的に行い、HubSpotを有効に活用いただくことができます。
これらのオペレーションをしっかりと実施することで、マーケティング活動をより効果的に進めていたえだけると嬉しく存じます。
また、以下にHubSpot運用者向けにおススメのコンテンツもご紹介しますので、ぜひご参考になさってください。
これまでHubSpotを使っていた人が、Marketoに切り替えると困ること3選
https://www.satorifactory.jp/switching-from-hubspot-to-marketo/
HubSpotのライフサイクステージの活用の仕方
https://www.satorifactory.jp/hubspot_lifesyclestage/
HubSpotで「コンタクトにメール配信カテゴリを設定する」ことに手こずった話
https://www.satorifactory.jp/hubspot_mailcategory/
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